Wie is waarvoor verantwoordelijk? Als u goederen gaat importeren kan het lastig lastig zijn om erachter te komen wat de bijbehorende incoterms betekenen. Dit geldt vooral als u weinig ervaring met internationale verzendingen hebt. In dit blogbericht wordt de incoterm Free on Board (FOB) oftewel vrij aan boord belicht. We leggen bijvoorbeeld uit wat er gebeurt als de verantwoordelijke partij de wettelijke aansprakelijkheid niet accepteert. Lees verder om te ontdekken wat deze incoterm inhoudt en op welke manier deze leveringsvoorwaarden invloed op de verantwoordelijkheden, verplichtingen en kosten heeft.
Goederen kopen onder de voorwaarden Free on Board (FOB)
Als u voor de FOB-voorwaarden kiest, is het uw verantwoordelijkheid om een vrachtvervoerder te vinden die u betaald om het transport van uw goederen te regelen. Maar als u voor deze incoterms kiest, zullen de lokale kosten in het land van herkomst (dat wil zeggen alle kosten die gemaakt moeten worden om ervoor te zorgen dat uw goederen van de locatie van uw leverancier aan boord van een schip, trein of vliegtuig worden geladen), rechtstreeks bij uw leverancier in rekening worden gebracht. Uw leverancier kan uw keuze voor een vrachtvervoerder proberen te beïnvloeden om zijn eigen kosten te verlagen. Maar uiteindelijk is het volledig aan u voor welke vrachtvervoerder u kiest.
Totale transportkosten
Eerst zullen we uitleggen wat de term “totale transportkosten” precies inhoudt. De totale transportkosten voor een bepaald product hebben betrekking op de totale prijs die u voor een product hebt betaald wanneer het product bij u is afgeleverd en klaar is om aan uw klant te worden verkocht. De totale transportkosten bestaan uit 3 elementen:
- De prijs voor het product die u aan uw leverancier betaalt.
- De prijs voor het transport en de bijbehorende kosten om het product naar de eindbestemming te vervoeren.
- Alle heffingen en belastingen die van toepassing zijn.
We richten ons op de transportkosten: ongeacht wie verantwoordelijk is voor het betalen van welk onderdeel van het transportproces, uiteindelijk worden deze kosten bij de koper – u – als onderdeel van de totale transportkosten in rekening gebracht. Dus zelfs als u voor de FOB-voorwaarden hebt gekozen, waarbij de leverancier verantwoordelijk is voor het betalen van alle lokale kosten, zult u ook deze kosten uiteindelijk moeten betalen.
Als u een product volgens de FOB-voorwaarden koopt, is het in de praktijk zo dat uw leverancier de lokale transportkosten in de prijs voor het product doorberekent. In sommige gevallen worden deze kosten afzonderlijk op de factuur als ‘lokale transportkosten’ of ‘FOB-kosten’ vermeld. Meestal stuurt de leverancier u een prijsopgave voordat de werkelijke kosten voor lokale transportkosten bekend zijn. Daarom houdt de leverancier altijd een marge aan om ervoor te zorgen dat deze kosten zullen worden gedekt.
Dus of u nu voor de FOB- of de EXW-voorwaarden kiest, de lokale transportkosten in het land van herkomst zullen bij u in rekening worden gebracht. Het verschil is dat u óf uw leverancier óf uw vrachtvervoerder betaalt om het lokale transport te regelen.
Als u goederen volgens de EXW-voorwaarden importeert, betaalt u uw vrachtvervoerder voor het volledige transportproces. Meestal zal de aankoopprijs voor de goederen lager zijn omdat de leverancier de lokale transportkosten niet in de verkoopprijs hoeft te verwerken. Daardoor zullen de transportkosten hoger zijn. Als u goederen volgens de FOB-voorwaarden inkoopt, betaalt u uw leverancier die de kosten aan uw factuur toevoegt. Hierdoor zullen de goederen duurder zijn, maar de transportkosten zullen lager zijn.
De belangrijkste reden waarom uw Chinese leverancier het lokale transport naar de locatie van de vrachtvervoerder goedkoper dan de vrachtvervoerder kan regelen, is omdat de vrachtvervoerder (d.w.z. zijn lokale partner) in dat geval slechts één zending (die van u) bij de leverancier moet afhalen. Aan de andere is het vaak zo dat uw leverancier meerder zendingen heeft die tegelijkertijd naar het magazijn van de vrachtvervoerder kunnen worden getransporteerd. De leverancier kan het transport dus goedkoper uitvoeren omdat deze kosten kan besparen door meerdere goederen in één keer te laten transporteren.
Daarom zijn de totale transportkosten van deur-tot-deur (EXW-voorwaarden) meestal duurder dan wanneer uw leverancier het lokale transport regelt (FOB-voorwaarden).
En dan nu het belangrijkste gedeelte: wat kunt u doen als uw leverancier weigert zijn deel van de transportkosten te betalen?
De situatie vanuit uw gezichtspunt
De onderhandelingen zijn afgerond en u hebt uiteindelijk overeenstemming met uw nieuwe Chinese leverancier bereikt. U hebt afgesproken om de goederen volgens de FOB-voorwaarden te vervoeren, wat betekent dat uw leverancier verantwoordelijk is voor alle lokale kosten in China tot het moment dat de goederen op het schip in Shanghai zijn geladen. Vervolgens verschuift de verantwoordelijkheid naar u bent u verantwoordelijk voor het resterende gedeelte van het transportproces. Dit geldt ook voor het vervoer en de lokale kosten in Nederland.
U betaalt uw leverancier voor de goederen en boekt een transportoplossing bij een Nederlandse vrachtvervoerder die uw zending zal gaan transporteren.
Een paar dagen later ontvangt u een e-mail van uw leverancier waarin staat dat de partner van uw vrachtvervoerder in Shanghai een torenhoge prijs voor de lokale kosten in rekening brengt. De e-mail bevat veel uitroeptekens en een prijslijst van zijn eigen lokale vrachtvervoerder in China. Deze prijzen zijn ongeveer een derde van wat de partner van uw Nederlandse vrachtvervoerder vraagt. Tot slot vraagt hij u om te beslissen of u het verschil wilt betalen of dat hij zijn Chinese vrachtvervoerder moet vragen om de goederen te verzenden.
Klinkt dit bekend?
Dit is wat er feitelijk gebeurt
Bij FOB-zendingen is uw leverancier verantwoordelijk voor de volgende drie kosten:
- Vervoer van de goederen van zijn fabriek naar het magazijn van uw vrachtvervoerder in Shanghai.
- Inklaring van de goederen in China zodat deze kunnen worden geëxporteerd.
- Alle kosten met betrekking tot het vervoer van de goederen vanaf het moment dat de goederen het magazijn van de vrachtvervoerder verlaten tot het moment dat deze aan boord van het schip in Shanghai zijn geladen.
Uw leverancier heeft voor een groot gedeelte controle over de eerste twee zaken. Om deze stappen uit te voeren kan hij namelijk zijn eigen mensen inzetten of deze taken laten uitbesteden voor een prijs die hij bereid is te betalen.
Maar op het derde punt dat bekend staat als ‘lokale kosten’ of ‘kosten in het land van herkomst’ heeft hij geen invloed. Deze kosten omvatten:
Het tellen (registreren) van de goederen bij ontvangst
Overslaan van de goederen, meestal met de hand of met een vorkheftruck
Opslag van de goederen in het magazijn
Laden van de goederen in een container
Het vervoer van de container naar de haven, meestal met een vrachtwagen en
Het laden van de goederen op het schip
De lokale kosten worden bepaald door de partner van uw vrachtvervoerder in Shanghai en deze zien er ongeveer als volgt uit:
CFS – USD 23 per m2
Documentkosten – USD 75 per factuur
Overslag – USD 50 per factuur
ENS-kosten – USD 33 per factuur
Douanedocumenten – USD 75 per factuur
Magazijninvoer – USD 17 per trucker
Douane-inspectie (indien van toepassing) – USD 30 per inspectie
HBL Telex (indien van toepassing) – RMB 200 per factuur
Voor een gemiddelde zending van één pallet waarbij we ervan uitgaan dat deze 2 kubieke meter ruimte inneemt, zullen de lokale kosten USD 296 (2 x 23 + 75 + 50 + 33 + 75 + 17) bedragen, wat met een koerstarief van 0,85 ongeveer EUR 250 is. Dit is een aanzienlijk bedrag aangezien de all-inprijs voor het vervoer van de goederen van China naar uw Nederlandse adres ook EUR 250 kan zijn.
Er valt met de partner van de Chinese vrachtvervoerder niet over deze kosten te onderhandelen. Daarom kan uw leverancier alleen contact met u opnemen om deze kosten te verlagen. In het meest extreme geval, kan hij zelfs contact met uw Nederlandse vrachtvervoerder opnemen. Maar in dit geval kan uw Nederlandse vrachtvervoerder niets voor u doen – dit is iets tussen u en uw leverancier.
Uw leverancier is zich er absoluut van bewust dat het om vaste prijzen gaat. Daarom kan hij alleen proberen om u de kosten te laten betalen of hij kan de optie voorstellen om dit vervoer door uw Nederlandse vrachtvervoerder in plaats van door zijn eigen Chinese vrachtvervoerder te laten uitvoeren.
Als u zich laat ompraten en met een van deze twee opties akkoord gaat, komt u er altijd slecht vanaf:
Als u besluit te betalen, dan betaalt u kosten die u volgens de overeengekomen FOB-voorwaarden wettelijk gezien niet zou hebben moeten betalen. Verder worden hierdoor ook de kosten voor uw goederen hoger. En als u eenmaal heeft betaald, zal uw leverancier blijven terugkomen en zal u deze kosten (waarschijnlijk) blijven betalen zolang u met dezelfde leverancier zaken doet.
Als u accepteert dat de Chinese vrachtvervoerder de leiding over uw zending neemt, zult u hoogstwaarschijnlijk in een andere ongelukkige situatie terechtkomen. Deze situatie hebben wij de ‘Transportvalkuil’ genoemd. Dit is een volledig ander verhaal en om hier meer over te weten te komen en erachter te komen hoe u deze situatie kunt voorkomen, kunt u vijf minuten de tijd nemen om dit artikel te lezen. Dan weet u hoe op een veilige en eerlijke manier goederen kunt importeren.
De prijslijst die uw leverancier u heeft gestuurd, inclusief de prijzen van zijn Chinese vrachtvervoerder geven waarschijnlijk de juiste prijzen weer. Nogmaals, deze tarieven zijn een stuk lager dan de kosten die de partner van de Chinese vrachtvervoerder in rekening brengt. Maar het probleem met deze prijzen is dat de lokale kosten op basis van de CFR- of CIF-voorwaarden in plaats van op de overeengekomen FOB-voorwaarden zijn berekend. De prijzen volgens CIF- of CFR-voorwaarden zijn namelijk veel lager dan wanneer deze volgens de FOB-voorwaarden in rekening worden gebracht. De Chinese vrachtvervoerder ontvangt in dit geval een bedrag van de Nederlandse vrachtvervoerder om het transport uit te voeren. Deze constructie wordt in ons blogbericht over ‘De Transportvalkuil‘ uitgebreid beschreven.
We willen u er wel op wijzen dat u dit fenomeen over het algemeen alleen tegenkomt als u goederen uit het Oosten importeert.
Wat kunt u in deze situatie doen?
Geef niet toe – blijf bij uw standpunt!
U dient bij uw standpunt te blijven en aan te geven dat er is overeengekomen om de goederen volgens de FOB-voorwaarden te vervoeren. Daarom is hij (uw leverancier) verplicht om zich aan deze voorwaarden te houden en voor de lokale kosten te betalen. Bovendien dient u aan te geven dat de lokale kosten van uw vrachtvervoerder marktconform zijn. Dit laatste weet u niet zeker, maar de meeste Nederlandse vrachtvervoerders werken samen met externe partners in het buitenland. Deze partners dienen zich over het algemeen aan actuele prijzen te houden om de status van partner te kunnen behouden. Hierdoor ontstaat er een marktconforme prijs die door de meeste partners wordt gevolgd.
Maak uw leverancier indien nodig duidelijk dat u bereid bent de bestelling te annuleren (ook als dat niet zo is). Uit onze ervaring blijkt dat 10 van de 10 leveranciers de kosten accepteren als ze met hun rug tegen de muur staan. Veruit de meeste leveranciers zullen deze kosten zelfs zonder verdere discussie betalen. Ze zijn zich er heel goed van bewust dat de kosten voor hun rekening zijn en dat de prijzen marktconform zijn.
Vanuit het perspectief van de leverancier gezien, is er niets te verliezen en kunnen ze het altijd proberen. Daarom moet u er nooit mee akkoord gaan om de lokale kosten te betalen als u met de leverancier bent overeengekomen om de goederen volgens de FOB-voorwaarden te importeren. Jullie weten allebei wel beter.
Een mogelijke oplossing om het bovengenoemde conflict te vermijden
Een mogelijke manier om dit veelvoorkomende probleem te omzeilen is door af te spreken om de goederen volgens de EXW-voorwaarden, MAAR zonder afhalen, te importeren. Dit noemen we dan ook ‘EXW zonder afhalen‘. U kunt meer over deze optie te weten komen door ons artikel over deze voorwaarden te lezen. Als u voor deze optie kiest, komt u nooit in de situatie waarbij uw leverancier weigert om de lokale kosten te betalen. Mogelijk kunt u op deze manier tevens de totale transportkosten verminderen.
Op ons portaal kunt u de voorwaarden ‘EXW zonder afhalen’ selecteren om de prijzen direct online te bekijken.