Het transportproces uitgelegd

Transport naar locatie vrachtvervoerder

De eerst stap van het transportproces is het transport van de goederen van de verzender naar de locatie van de vrachtvervoerder. Dit transport vindt dus plaats in het land van herkomst van de goederen. Dit transport wordt meestal met een vrachtwagen of een trein (of een combinatie van de twee) uitgevoerd. Afhankelijk van de afstand kan dit transport van een aantal uur tot een aantal weken in beslag nemen.

De verzender en ontvanger moeten onderling afspreken wie er verantwoordelijk is voor het regelen van dit transport. Dit geldt ook voor de kosten die er bij het transport naar de locatie van de vrachtvervoerder komen kijken. Is er afgesproken dat de ontvanger verantwoordelijk is voor de goederen als deze nog bij de verzender liggen opgeslagen? Dan is de ontvanger verantwoordelijk voor het transport naar de locatie van de vrachtvervoerder. Is er afgesproken dat de ontvanger pas bij een latere stap van transportproces verantwoordelijk voor de goederen is? Dan is de verzender verantwoordelijk voor het transport naar de locatie van de vrachtvervoerder.

Bij de Incoterms EXW (Ex Works) en FCA factory (free carrier), is de verzender verantwoordelijk voor dit transport. U kunt in dit artikel meer informatie vinden over internationale verzendkosten en de Incoterms in relatie tot het transportproces.

Wie is er verantwoordlijk?

Is het uw verantwoordelijkheid om de goederen naar de locatie van de vrachtvervoerder te transporteren? En biedt de gekozen vrachtvervoerder niet de mogelijkheid om dit transport uit te voeren? Dan kunt u dit zelf regelen of de diensten van een lokaal transportbedrijf inhuren. Al u dit zelf regelt, dan kunt u de goederen naar het distributiecentrum van de vrachtvervoerder brengen. Op deze manier bespaart u de kosten voor het vervoer van de goederen naar de locatie van de vrachtvervoerder. Kiest u voor de optie om het transport zelf te doen of aan een lokaal transportbedrijf uit te besteden? Het is alleen een goed idee om deze stap van het transportproces uit te voeren als u ervaring in de regio hebt of bekend bent met een lokaal transportbedrijf. In alle andere gevallen is ons advies om af te spreken dat de vrachtvervoerder dit transport verzorgt.

Inklaren van de goederen door de douane (land van herkomst)

De goederen die het land van herkomst verlaten moeten eerst door de autoriteiten worden vrijgegeven. Daarvoor moeten de goederen eerst door de autoriteiten worden geregistreerd en ingeklaard. Het inklaren kan door een douane-expediteur met een inklaringslicentie worden gedaan. Om dit te doen moeten de documenten met de gegevens van de goederen en aanvullende documenten worden ingediend. Het verschilt per land welke aanvullende documenten er ingediend moeten worden. De vrachtvervoerder kan u precies vertellen welke documenten dit voor het desbetreffende land zijn.

De verzender en ontvanger moeten onderling afspreken wie er verantwoordelijk is voor de kosten van het inklaren van de goederen. Bij het inklaren van de goederen in het land van herkomst is het meestal de verzender die dit regelt. De verzender kan dit uitbesteden aan de vrachtvervoerder of rechtstreeks een douane-expediteur inschakelen. In zeer uitzonderlijke gevallen is de ontvanger van de goederen verantwoordelijk voor het inklaren van de goederen. Dan is de meest logische keuze om het inklaren door de vrachtvervoerder te laten doen. Dan is het wel belangrijk dat de ontvanger ervaring of contacten in de regio van het land van herkomst heeft. De ontvanger kan ook aan de verzender vragen om het inklaren van de goederen te regelen.

Overslag van de goederen (land van herkomst)

Bij deze stap van het transportproces moeten er door de vrachtvervoerder een aantal handelingen worden uitgevoerd. Deze stappen kunnen ook worden uitgevoerd door het transportbedrijf dat de vrachtvervoerder inhuurt. Eerst worden de goederen ontvangen en bij het distributiecentrum uit de vrachtwagen geladen. Dan worden de goederen geteld, geïnspecteerd en tijdelijk opgeslagen. De ontvangen goederen worden vergeleken met de boekingsgegevens. Als alles klopt dan kan er een Forwarder’s Cargo Receipt worden uitgegeven. Dit is een vervoersdocument dat geldt als bewijs dat de goederen zijn ontvangen en klaar zijn voor verzending.

Overslag van goederen (LCL container)

De goederen worden tijdelijk in een distributiecentrum opgeslagen en met andere zendingen samengevoegd. Op die manier kunnen deze goederen in dezelfde container naar dezelfde haven van bestemming worden getransporteerd.

Een aantal dagen voordat het schip vertrekt, worden de zendingen in de container van de scheepvaartmaatschappij geladen. Vervolgens wordt de container naar de haven vervoerd. In de haven worden de containers die op hetzelfde schip moeten worden geladen bij elkaar geplaatst. Als het schip in de haven is aangekomen, kunnen de containers op het schip worden geladen.

De vrachtvervoerder die is gecontracteerd om het internationale transport uit te voeren is altijd verantwoordelijk voor deze stap van het transportproces. Maar wie er voor de overslag moet betalen, is afhankelijk van de onderlinge afspraken tussen de zender en ontvanger.

Zijn de goederen volgens de voorwaarden EXW (Ex works) of FCA (free carrier) verkocht? Dan is de ontvanger meestal verantwoordelijk voor de kosten van de overslag van de goederen. Zijn de goederen volgens de voorwaarden FOB (Free on board), CNF/CIF (cost and freight) of DDU (delivered duty unpaid) verkocht? In de meeste gevallen is de verzender dan verantwoordelijk voor de bijkomende kosten. Worden de kosten voor de overslag van de goederen niet samen met de kosten voor zeetransport in rekening gebracht? Dan worden de kosten in rekening gebracht als de Forwarder’s Cargo Receipt wordt verstrekt. De kosten moeten in ieder geval in rekening worden gebracht voordat de goederen op het schip worden geladen.

Zeetranssport

Het zeetransport wordt uitgevoerd door de scheepvaartmaatschappij die een vervoersovereenkomst met de vrachtvervoerder heeft gesloten. De container met de goederen kan op verschillende schepen worden geladen. Verder is het mogelijk dat de container tijdens het transportproces een aantal keer op een ander schip wordt geladen. Dit is vergelijkbaar met een reiziger die overstapt tijdens het gebruik van het openbaar vervoer. Er wordt door de vrachtvervoerder een cognossement verstrekt. Op dat document staat mogelijk vermeld op welk schip de container zich bevindt. Ook kan er op dit document staan vermeld waar de container wordt overgeladen. Dit gaat alleen om het eerste gedeelte van het transport van de container. Dit hoeft niet per se het schip te zijn dat de goederen naar de haven van bestemming brengt.

De verzender of ontvanger van een LCL zending hoeft niet per se te weten aan boord van welk schip de container is. Als u dit toch wilt weten, dan kunt u op de website van de scheepvaartmaatschappij kijken. Mogelijk kunt u daar vinden via welke haven en op welke schepen uw goederen worden vervoerd.

De scheepvaartmaatschappij brengt de kosten voor zeetransport en toeslagen rechtstreeks bij de vrachtvervoerder in rekening. Deze kosten worden per container berekend. Daarom moet de vrachtvervoerder deze kosten verdelen over het aantal zendingen die zich in de container bevinden. Daarna worden de kosten voor het zeetransport en toeslagen bij de klanten in rekening gebracht. Gaat u een vervoersprijs bij een vrachtvervoerder opvragen? Dan is het belangrijk dat alle kosten voor toeslagen bij deze prijs zijn inbegrepen. Bij de transportprijzen van vrachtvervoerders die u op Transporteca vindt, zijn altijd alle kosten inbegrepen.

Inklaren van de goederen door de douane (land van bestemming)

Voor alle goederen die een bepaald land binnenkomen geldt dat deze goederen eerst moeten worden ingeklaard. Hiervoor moet een verklaring worden ingediend die de gegevens en de waarde van de goederen bevat. Op basis van dat document worden de goederen geregistreerd en kunnen de douanetoeslagen worden geheven. Het transportproces voor het inklaren van de goederen bestaat uit het aanmaken en indienen van deze verklaring. Deze verklaring moet samen met de andere verplichte documenten aan de douane worden overhandigd. Dit is niet hetzelfde als het betalen van invoerrechten. Invoerrecht is een belasting die op ingevoerde goederen wordt geheven. Over het algemeen wordt dit door de ontvanger rechtstreeks aan de desbetreffende douane- of belastingautoriteiten betaald.

Het proces voor het inklaren van de goederen kan beginnen voordat de goederen in de haven van bestemming aankomen. Dit proces moet zijn voltooid voordat de goederen in het land van bestemming arriveren. De goederen komen een land binnen als de goederen een grens passeren waar de douaneregels van het land van bestemming gelden.

Wie voert deze stap van het transportproces uit?

Deze stap van het transportproces kan door de vrachtvervoerder, het ingehuurde transportbedrijf of de douane-expediteur worden geregeld. Deze partijen moeten dan wel over een inklaringslicentie beschikken. De partij die het inklaren regelt, moet alle documenten ontvangen om het proces in gang te zetten. Over het algemeen is het geen probleem als er gescande of gekopieerde versies van de documenten worden ingediend. Sommige autoriteiten verplichten echter dat de originele documenten worden overlegd. U contact opnemen met uw vrachtvervoerder of de douane-expediteur om erachter te komen welke documenten verplicht zijn.

Het is de verantwoordelijkheid van de ontvanger om het inklaren van de goederen te regelen en te betalen. De enige uitzondering is wanneer de goederen volgens de DDP (delivery duty paid) worden getransporteerd. De makkelijkste manier is om de vrachtvervoerder of het ingehuurde transportbedrijf in te schakelen voor het inklaren van de goederen. Zij beschikken al over al de benodigde documenten om de goederen in het land van herkomst in te klaren. Kan de vrachtvervoerder of het transportbedrijf dat door de vrachtvervoerder is ingehuurd deze dienst niet leveren? Dan kunnen ze u een douane-expediteur aanbevelen die deze dienst wel aanbiedt.

Overslag van de goederen (land van bestemming)

De overslag van de goederen bestaat uit een aantal handelingen die in het land van bestemming worden uitgevoerd. Deze taken worden op het kantoor van de vrachtvervoerder geregeld. Eerst moeten de documenten vanuit het land van bestemming naar het land van herkomst worden gestuurd. Deze documenten worden op kantoor gecontroleerd en het originele cognossement wordt naar de scheepvaartmaatschappij gestuurd. Dan wordt de container van de haven naar het distributiecentrum getransporteerd en worden de goederen uitgeladen. Vervolgens worden deze gecontroleerd en gesorteerd voor het volgende transport. Als de goederen niet meer getransporteerd hoeven te worden, dan kan de ontvanger de zending afhalen.

De vrachtvervoerder of het transportbedrijf dat is ingehuurd is altijd verantwoordelijk voor deze taken van het transportproces. De container is namelijk geadresseerd op naam van de vrachtvervoerder of het transportbedrijf. Daarom is dit de enige partij die de container uit de haven kan afhalen.

De kosten voor deze stap van het transportproces kunnen door de verzender of ontvanger worden betaald. Zijn er DDU of DDP (delivered duty paid/unpaid) voorwaarden afgesproken? Dan moet de verzender alle kosten betalen om de goederen naar de locatie van de ontvanger te vervoeren. Dit geldt ook voor de kosten voor de overslag van de goederen. Zijn er andere voorwaarden zoals EXW, FCA, FCA of CNF/CIF (ex works, free carrier, free on board, cost and freight/cost insurance freight) afgesproken? In dit geval is de ontvanger verantwoordelijk voor de kosten voor het overslaan van de goederen. Wordt het zeetransport en de overslag van goederen door dezelfde partij betaald? Dan is het mogelijk dat er een gezamenlijk prijs voor deze twee stappen van het transportproces wordt berekend. Dit bedrag kan ook op elk moment in rekening gebracht voordat de goederen het distributiecentrum in het land van herkomst verlaten.

Wegtransport naar bezorgadres (levering goederen)

De laatste stap van het transportproces is de levering van de goederen op het bezorgadres. Dit is het wegtransport van het distributiecentrum in het land van bestemming naar de uiteindelijke bestemming. Vaak wordt deze stap van het transport via wegtransport of spoortransport (of een combinatie van de twee) uitgevoerd. Afhankelijk van de afstand en de bereikbaarheid kan dit van enkele uren tot meerdere dagen duren.

Dit transport kan door de vrachtvervoerder of door een lokaal transportbedrijf worden uitgevoerd. De ontvanger van de goederen kan er ook voor kiezen om de goederen zelf bij het distributiecentrum af te halen. Op die manier kunnen de kosten voor deze laatste stap van het transportproces worden uitgespaard. Is de vrachtvervoerder verantwoordelijk voor het vervoer naar het adres van de ontvanger? In dat geval wordt het transport met een eigen vrachtwagen of een vrachtwagen van een derde partij uitgevoerd. Als de goederen worden afgeleverd kan het dus zijn dat de ontvanger de vrachtwagen van de vrachtvervoerder niet herkent.

Tussenstops

Het is mogelijk dat deze vrachtwagen meerdere tussenstops maakt voordat de goederen worden geleverd. Daardoor kan de capaciteit van de vrachtwagen optimaal worden benut. Sommige vrachtvervoerders bieden de mogelijkheid om dit hele transporttraject te volgen. Aan de andere kant is het feit dat de goederen op tijd worden geleverd belangrijker dan de afgelegde route.

Over het algemeen worden de kosten voor deze stap van het transportproces door de ontvanger betaalt. Dit geldt niet als de Incoterms DDU/DDP (delivery duty unpaid/paid) zijn afgesproken. Soms kan het een voordeel zijn om de vrachtvervoerder het transport naar het bezorgadres te laten verzorgen. Dan is de zending eigenlijk een gewone zending van deur-tot-deur. De vrachtvervoerder is dan verantwoordelijk voor de hele zending tot aan de deur van de ontvanger. Houd er rekening mee dat er in dat geval nog steeds douanetoeslagen moeten worden betaald. Als er met de vrachtvervoerder is afgesproken wie deze kosten betaalt, dan kan de vrachtvervoerder de goederen bezorgen.

Als de vrachtvervoerder de goederen niet kan bezorgen, dan zijn er vaak vele mogelijkheden bij een lokaal transportbedrijf. De vrachtvervoerder of het transportbedrijf kan in veel gevallen lokale transportbedrijven aanbevelen. Het kan ook zo zijn dat de ontvanger al ervaring heeft met bepaalde transportaanbieders. Zo niet, dan kan er altijd online worden gezocht naar geschikte lokale transportbedrijven. In dat geval is het een goed idee om het desbetreffende transportbedrijf van tevoren te bellen.

Wie betaalt welke kosten?

Deur-tot-deur transport is inclusief alle kosten vanaf een adres dat u opgeeft naar een haven in het land van bestemming. Als de ontvanger de goederen afhaalt, dan hoeven er verder geen transporttoeslagen aan de verzender te worden betaald. De kosten voor het overslaan van de goederen in het land van herkomst worden rechtstreeks bij de ontvanger in rekening gebracht. Daarna kunnen de goederen bij het distributiecentrum van de vrachtvervoerder worden afgehaald.

Deur-tot-distributiecentrum transport is inclusief alle kosten vanaf een adres dat u opgeeft naar een distributiecentrum in het land van bestemming. Dit is een van de distributiecentra van de vrachtvervoerder. Als de vrachtvervoerder de goederen afhaalt, dan hoeven er geen afspraken over de transportkosten met de verzender te worden gemaakt. Haalt de ontvanger de goederen af bij het distributiecentrum van de vrachtvervoerder? Ook dan hoeven er geen afspraken over de transportkosten te worden gemaakt.

Dit kan bijvoorbeeld relevant zijn als u een importeur bent en de goederen volgens de EXW voorwaarden aankoopt. Dan kan het voordeliger zijn om de goederen zelf bij het distributiecentrum af te halen.

Deur-tot-deur transport is inclusief alle transportkosten vanaf een adres dat u opgeeft naar een adres in het land van bestemming. Als de vrachtvervoerder de goederen afhaalt, dan hoeft de verzender geen aanvullende transportkosten te betalen. Ook als de vrachtvervoerder de zending bezorgt, dan hoeft de ontvanger geen aanvullende transportkosten te betalen.

Dit kan bijvoorbeeld relevant zijn wanneer de Incoterms EXW, DDU of DDP zijn afgesproken. Dit kan ook een goede optie zijn als het gaat om een zending binnen het eigen bedrijf.

Distributiecentrum-naar-haven transport is inclusief alle transportkosten, toeslagen en lokale transportkosten in het land van bestemming. Als de verzender de goederen bij het distributiecentrum overdraagt, dan wordt de verzender geen transportkosten in rekening gebracht. De kosten voor het overslaan van de goederen in het land van bestemming worden rechtstreeks bij de ontvanger in rekening gebracht. Pas als dit is gebeurd, dan kunnen de goederen bij het distributiecentrum van de vrachtvervoerder worden afgehaald.

Dit is bijvoorbeeld relevant als u een exporteur bent die de goederen volgens de CIF of CNF voorwaarden verkoopt en het transport naar de locatie van de vrachtvervoerder zelf wilt verzorgen. Of als u een importeur bent die de goederen volgens de FCA voorwaarden koopt en het transport naar het bezorgadres zelf wilt verzorgen.

Distributiecentrum-naar-distributiecentrum transport is inclusief alle transportkosten, toeslagen en lokale transportkosten. Dit geldt zowel voor de kosten in het land van bestemming als het land van herkomst. Er hoeven geen transportkosten in rekening te worden als de verzender de goederen bij het distributiecentrum van de vrachtvervoerder overhandigt. Daarna kan de ontvanger de goederen bij het distributiecentrum afhalen. Ook dan hoeven er geen transportkosten in rekening te worden gebracht.

Dit is bijvoorbeeld relevant als u een exporteur bent die de goederen volgens de DPU voorwaarden verkoopt en het transport naar de locatie van de vrachtvervoerder zelf wilt verzorgen. Of als een importeur bent die de goederen volgens de FCA voorwaarden koopt en het transport naar het bezorgadres zelf wilt verzorgen.

Distributiecentrum-tot-deur transport is inclusief alle kosten vanaf een distributiecentrum in het land van herkomst naar een adres dat u opgeeft. Als de goederen worden overgedragen bij het distributiecentrum van de vrachtvervoerder in het land van bestemming dan hoeven er geen kosten in rekening te worden gebracht. Er zijn ook geen transportkosten voor de ontvanger als de goederen worden geleverd.

Dit is bijvoorbeeld relevant als u een exporteur bent die de goederen volgens de DDU of DDP voorwaarden verkoopt en het transport naar de locatie van de vrachtvervoerder zelf wilt verzorgen. Of als een importeur bent die de goederen volgens de FCA voorwaarden koopt.

Haven-naar-haven transport is inclusief alle transportkosten en toeslagen vanaf de havens van bestemming tot aankomst. De lokale transportkosten voor het overslaan van de goederen (land van herkomst) worden rechtstreeks bij de verzender in rekening gebracht. Dit gebeurt als de goederen bij het distributiecentrum in het land van bestemming worden overgedragen. De kosten voor het overslaan van de goederen in het land van bestemming worden rechtstreeks bij de ontvanger in rekening gebracht. Daarna kunnen de goederen bij het distributiecentrum van de vrachtvervoerder worden afgehaald.

Dit is bijvoorbeeld relevant als u een exporteur bent die de goederen volgens de CNF of CIF voorwaarden verkoopt en het transport naar de locatie van de vrachtvervoerder zelf wilt verzorgen. Of als u importeur bent die de goederen volgens de FOB voorwaarden koopt en het transport naar het bezorgadres zelf wilt verzorgen.

Haven-naar-distributiecentrum transport is inclusief alle transportkosten, toeslagen en lokale transportkosten in het land van bestemming. De lokale transportkosten voor het overslaan van de goederen worden rechtstreeks bij de verzender in rekening gebracht. Dit gebeurt als de goederen bij het distributiecentrum in het land van bestemming worden overgedragen. Als de goederen worden afgehaald door de ontvanger, dan worden er geen kosten in rekening gebracht. De goederen moeten dan worden afgehaald bij het distributiecentrum van de vrachtvervoerder in het land van bestemming.

Dit is bijvoorbeeld relevant als u een importeur bent die de goederen volgens de FOB voorwaarden koopt en het transport naar het bezorgadres zelf wilt verzorgen.

Haven-tot-deur transport is inclusief alle transportkosten vanaf de haven naar een adres dat u opgeeft in het land van bestemming. De lokale transportkosten voor het overslaan van de goederen worden rechtstreeks bij de verzender in rekening gebracht. Dit gebeurt als de goederen bij het distributiecentrum in het land van bestemming worden overgedragen. Als de goederen worden afgeleverd in het land van bestemming dan wordt de ontvanger geen transportkosten in rekening gebracht.

Dit is bijvoorbeeld relevant als u een importeur bent die de goederen volgens de FOB voorwaarden koopt. En u wilt dat de goederen bij u aan de deur worden afgeleverd.

Meer weten over het transportproces?

Inklaring van goederen is een optionele dienst. Deze dienst is beschikbaar als de door u gekozen vrachtvervoerder deze dienst op de gekozen handelsroute aanbiedt. Wilt u meer weten of over het inklaren van goederen in het land van herkomst of bestemming? U kunt hier meer over lezen in ons artikel ‘Internationale Verzendproces’. Dan weet u welke alternatieven u hebt als de vrachtvervoerder deze stap van het transportproces niet kan verzorgen.

U kunt dit artikel hier vinden.