Er zijn verschillende soorten vervoersdocumenten. Het is zeer belangrijk dat u weet welke u nodig hebt voordat u een transportoplossing bestelt. In dit artikel komt u erachter welke vervoersdocumenten u nodig hebt.
Handelsfactuur
De handelsfactuur wordt door de verkoper (meestal de verzender) verstrekt. In dit document staat welke producten zijn verkocht en wat de prijs is. Op basis van de handelsfactuur wordt de douaneverklaring uitgegeven en worden de belastingen geheven.
Op de handelsfactuur staan de gegevens over de verkoper, de koper en de datum van de verkoop vermeld. Ook worden de prijs van de goederen en de afgesproken handelsvoorwaarden op dit document weergegeven. Afhankelijk van de afgesproken handelsvoorwaarden wordt bepaald wanneer de verantwoordelijk over de goederen van verkoper naar koper wordt overgedragen.
Boekingsbevestiging
De boekingsbevestiging is het document dat door de vrachtvervoerder wordt verstrekt en bevat alle gegevens van de boeking behalve de transportkosten. De boekingsbevestiging wordt voor de verzender, de ontvanger en andere relevante partijen beschikbaar gemaakt. Deze vervoersdocumenten dienen voor deze partijen als referentie zodat alle gegevens over de boeking makkelijk kunnen worden teruggevonden. Houd er rekening mee dat de boekingsbevestiging geen bewijs is dat de lading is verzonden. De boekingsbevestiging kan dus niet als vervanging voor het cognossement dienen als u deze aan uw bank moet tonen.
Deze vervoersdocumenten hebben een unieke boekingsreferentie en bevatten de gegevens van zowel de verzender als de ontvanger. Verder bevat het document de gegevens van de transportdienst, aanvullende diensten, de vervoerstijd en de gegevens over de vracht. Over het algemeen staan op het document ook de volgende stappen van het transportproces weergegeven. Tot slot staan ook de adressen vermeld van de distributiecentra van de vrachtvervoerder die voor uw zending van toepassing zijn.
Boekt u uw transportoplossing op de website van Transporteca? Dan ontvangt u de boekingsbevestiging direct nadat u de betaling hebt voltooid.
Forwarder’s Cargo Receipt (FCR)
De Forwarder’s Cargo Receipt is een document dat de door de expediteur of de vrachtvervoerder wordt verstrekt. Dit wordt gedaan als de goederen aan de vrachtvervoerder zijn overgedragen. Deze vervoersdocumenten zijn slechts een bevestiging dat de vrachtvervoerder de goederen heeft ontvangen en vervoerd kunnen worden. Het FCR-document is geen bevestiging van de staat van de goederen. De FCR dient ook niet als verklaring dat de goederen het land van herkomst hebben verlaten.
Op het document staan de gegevens van de boeking weergegeven. Ook geeft het document aan dat de goederen op het eerste oog in goede staat zijn ontvangen. Zijn de goederen niet in goede staat op het moment dat deze door de vrachtvervoerder worden ontvangen? Dan zal de vrachtvervoerder de goederen normaal gesproken weigeren en geen FCR verstrekken.
Prijsopgave van de vervoerder
De prijsopgave wordt door de vrachtvervoerder aan de verzender of de ontvanger verstrekt. Op deze vervoersdocumenten staan de kosten voor het transport en de diensten vermeld die bij de gekochte transportdienst inbegrepen zijn.
De prijsopgave bevat het unieke boekingsreferentienummer, het factuuradres en de diensten die bij het transport inbegrepen zijn. Verder worden op deze vervoersdocumenten de transportkosten en een verwijzing naar de Algemene Voorwaarden weergegeven.
Als u bij Transporteca boekt dan wordt boekingsbevestiging direct per e-mail verstuurd nadat u de betaling hebt voltooid.
Vervoersdocumenten: Cognossement
Het house-cognossement wordt door de vrachtvervoerder uitgegeven en dient voor het volgende:
Kennisgeving van ingeladen goederen – als het cognossement wordt verstrekt, dan zijn de goederen daadwerkelijk op het schip geladen.
Waardepapieren – hoewel het niet helemaal hetzelfde is, dienen de waardepapieren voor hetzelfde doel als een normale vrachtbrief. Om de goederen te ontvangen moet de importeur het vervoersdocument aan de vervoerder overleggen in het land van bestemming. Als dit is gebeurd, dan zijn de goederen aan de importeur overgedragen.
Bewijs van het contract voor het vervoer dat is afgesloten tussen de klant en de vrachtvervoerder.
Het house-cognossement bevat gegevens van de verzender, ontvanger, de vervoerde goederen, de betalingsvoorwaarden en de contactgegevens van de vrachtvervoerder.
Als u de verzender van de goederen bent, dan moet u het originele house-cognossement naar de ontvanger sturen. Dit moet u doen op het moment dat u zeker weet dat u de betaling voor de verkochte goederen zult ontvangen. Als u de ontvanger bent, dan moet u het originele house-cognossement aan de vrachtvervoerder overhandigen. Daarna kunt u de goederen afhalen.
Verstuurde Telex
Sommige vervoerders bieden de optie om een telex te ontvangen nadat de zending is overgedragen. Dit betekent dat het originele house-cognossement in het land van herkomst aan de vrachtvervoerder kan worden overgedragen. De vrachtvervoerder meldt het kantoor in het land van bestemming vervolgens dat de goederen aan de ontvanger kunnen worden overgedragen. Vroeger werd dit met een telex gedaan, tegenwoordig gaat dit via e-mail. Hierdoor hoeft de ontvanger het originele house-cognossement niet aan de vervoerder over te dragen om de goederen te ontvangen.
En er is nog een voordeel als er een telex wordt verstuurd. Dan hoeft de verzender het originele house-cognossement niet naar de ontvanger te sturen.
Master-cognossement
Het master-cognossement wordt door de scheepvaartmaatschappij aan de vrachtvervoerder verstrekt. Dit wordt gedaan als de container met daarin meerdere zendingen op het schip is geladen. Dit is niet relevant voor de verzender of de ontvanger van de less than container load zending. Voor deze partijen is het house-cognossement relevant dat direct betrekking heeft op hun zending.
De vrachtvervoerder beslist welke scheepvaartmaatschappij wordt ingeschakeld en welke haven van vertrek en aankomst wordt gebruikt. Voor de verzender en ontvanger van de less than container load zending maakt dit in principe geen verschil. De zending wordt namelijk altijd via een distributiecentrum in het land van herkomst en bestemming getransporteerd.
Zeevrachtbrief
Een zeevrachtbrief heeft veel overeenkomsten met het house-cognossement, maar er is een verschil. Het origineel hoeft niet aan de vrachtvervoerder geleverd te worden om de goederen aan de ontvanger over te kunnen dragen. De zeevrachtbrief is een vervoersdocument en is geen verhandelbaar document en het dient niet als eigendomsbewijs.
De zeevrachtbrief is een goede oplossing als er al voor de goederen is betaald voordat de goederen het land van herkomst hebben verlaten. Dit maakt het proces eenvoudiger en de ontvanger hoeft zich alleen maar te identificeren om de goederen te kunnen ontvangen.
Verzekeringsbewijs
Als de goederen beschadigd of zoek raken, dan zijn de vrachtvervoerders en scheepvaartmaatschappijen slechts beperkt aansprakelijk. Daarom is het vaak noodzakelijk om een transportverzekering af te sluiten voor de goederen die worden vervoerd. Een dergelijke verzekering kan zowel door een vrachtvervoerder als door een verzekeringsmaatschappij worden aangeboden.
De verzender en de ontvanger moeten onderling afspreken wie er verantwoordelijk is voor het afsluiten van een transportverzekering. Als er een verzekering is afgesloten dan geldt het verzekeringsbewijs als een van de vervoersdocumenten. Deze wordt uitgegeven door de verzekeringsmaatschappij en bevat het soort transportverzekering en het polisnummer. Op deze vervoersdocumenten worden ook de waarde van de verzekerde goederen en de contactgegevens van de verzekeringsmaatschappij weergegeven.