De 7 stappen van het internationale transportproces

Er zijn veel partijen betrokken bij het internationale transportproces, zoals scheepvaartmaatschappijen, boekingsagenten, vrachtvervoerders en douane-expediteurs. Moet u goederen verzenden die in een normale zeecontainer kunnen worden vervoerd maar niet de hele capaciteit nodig hebben? En is het vervoer van de goederen niet zo dringend dat u ze via luchttransport wilt transporteren? Dan is de beste oplossing waarschijnlijk een LCL (less than container load) zending. Zie voor meer uitleg ook ons bericht over de internationale verzendkosten. Als u voor LCL kiest, dan zijn alleen de volgende partijen bij het internationale transportproces betrokken:

De vier belangrijkste partijen bij een LCL verzending: verzender, ontvanger, vrachtvervoerder en de scheepvaartmaatschappij.

De scheepvaartmaatschappij is het bedrijf dat uw goederen op zee vervoert. Waarschijnlijk zult u nooit met medewerkers van de scheepvaartmaatschappij spreken of documenten of berichten van het bedrijf zien. Aan de andere kant zult u wel contact hebben met de vrachtvervoerder. Zij kunnen ervoor zorgen dat de goederen van de zender naar de ontvanger worden getransporteerd. In het internationale transportproces bent u dus óf de verzender óf de ontvanger.

De verzender is de partij die de goederen vanuit het land van herkomst verstuurd. Dit kunt u zelf zijn of het kan een fabriek of verkoper zijn waar u een product van koopt. De ontvanger is de partij die de goederen ontvangt. Ook in dit geval kunt u dit zijn of het kan de partij zijn waar u een product aan verkoopt.

Het internationale transportproces: vijf fysieke en twee stappen voor documentatie

Het internationale transportproces bevat vijf stappen die uit fysieke handelingen bestaan. De andere twee stappen bestaan uit het aanvragen van de benodigde documenten. Deze zeven stappen moeten bij elke zending van goederen worden uitgevoerd. Aan het uitvoeren van iedere stap zijn kosten verbonden die betaald moeten worden. Deze kosten worden bijna altijd door de verzender of de ontvanger betaald. Als u onverwachte kosten en vertragingen wilt voorkomen, dan moet u bij het boeken van uw transportoplossing goede afspraken maken. Dan is het altijd duidelijk wie voor welke van de zeven stappen van het internationale transportproces betaalt.

Dit zijn de zeven stappen van het internationale transportproces: Wegtransport naar (lucht)haven van vertrek (afhalen goederen); Inklaren van de goederen door de douane (land van herkomst); Overslag van de goederen (land van herkomst); Vervoer van de goederen (zeetransport of luchttransport); Inklaren van de goederen door de douane (land van bestemming); Overslag van de goederen (land van bestemming); Wegtransport naar bezorgadres (levering goederen).

Als u twijfelt dan kunt u altijd het contract bekijken dat de verzender en de ontvanger hebben afgesloten. Als u goederen koopt dan wordt er meestal in het contract vermeld wanneer de verantwoordelijkheid voor de goederen wordt overgedragen. Dan wordt er ook vermeld wie voor welke stap van het internationale transportproces moet betalen.

Wegtransport naar (lucht)haven van vertrek

De eerste stap is het wegtransport naar (lucht)haven van vertrek. Dit is het vervoer van de goederen vanaf de locatie van de verzender naar de locatie van de vrachtvervoerder. De locatie van de vrachtvervoerder is in het geval van LCL altijd een distributiecentrum (in het land van herkomst). In het distributiecentrum werken medewerkers van de vrachtvervoerder of personeel dat de vrachtvervoerder heeft ingehuurd. De goederen worden meestal via wegtransport of spoorwegtransport (of een combinatie van de twee) vervoert. Is er afgesproken dat de verzender verantwoordelijk is voor deze stap van het internationale transportproces? Dan wordt deze stap bijna altijd door een lokale vrachtvervoerder uitgevoerd. Maar er kan ook zijn afgesproken dat de ontvanger hier verantwoordelijk voor is. Dan is het logischer dat deze stap door een internationaal transportbedrijf wordt geregeld.

Het overslaan van de goederen (inladen van de vrachtwagen) wordt niet als onderdeel van deze eerste stap gezien. Hetzelfde geldt voor het uitladen van de vrachtwagen bij het distributiecentrum van de vrachtvervoerder.

Inklaren van de goederen door de douane (land van herkomst)

Bij elke internationale zending moeten de douanevoorschriften worden nageleefd om aan de wettelijke eisen te voldoen. Er moet eerst een verklaring zijn dat de goederen zijn ingeklaard voordat de goederen kunnen worden getransporteerd. Daarvoor moeten eerst de benodigde documenten bij de lokale autoriteiten worden ingediend. Dit kan alleen worden gedaan door bedrijven met een officiële inklaringslicentie, de zogenaamde douane-expediteurs.

Het inklaren van de goederen kan dus door een vrachtvervoerder met een inklaringslicentie worden gedaan. Als de vrachtvervoerder geen licentie heeft dan kan er een derde partij worden ingeschakeld die wel over een inklaringslicentie beschikt. Dit kan ook door een douane-agent worden gedaan die rechtstreeks door de verzender van de goederen wordt ingeschakeld. Het kan zo zijn dat deze douane-agent verder geen rol in het internationale verzendproces speelt. De stap voor het inklaren van de goederen moet zijn voltooid voordat de goederen uit het land van herkomst vertrekken. Is de vrachtvervoerder niet verantwoordelijk voor het inklaren van de goederen? Dan moet deze stap vaak worden uitgevoerd voordat de goederen bij het distributiecentrum van de vrachtvervoerder aankomen.

Overslag van de goederen (land van herkomst)

De stap ”overslag van goederen” heeft betrekking op alle fysieke handelingen en de inspectie van de goederen. Dit proces begint bij de ontvangst van de goederen bij het distributiecentrum in het land van herkomst. Deze stap eindigt als de goederen op een schip in een zeecontainer worden geladen. Bij de overslag van de goederen worden de stappen door verschillende partijen uitgevoerd. Maar de uitvoering van al deze stappen is de verantwoordelijkheid van de vrachtvervoerder. De vrachtvervoerder kan er ook voor kiezen om dit uit te besteden aan een derde partij. In het kort zijn dit de stappen die worden uitgevoerd nadat de goederen zijn ontvangen. Eerst wordt de lading geïnspecteerd en er wordt geteld of alle eenheden aanwezig zijn. Dan wordt bepaald met welke andere goederen de lading in een container wordt gedaan. Vervolgens worden de goederen in de container geladen, naar de haven vervoerd en op het schip geladen.

Het is dus uiteindelijk altijd de vrachtvervoerder die de taken bij de stap “overslag van goederen” uitvoert. Maar zowel de verzender als de ontvanger kunnen verantwoordelijk zijn voor de kosten. Daarbij maakt het geen verschil wie de transportdiensten van de vrachtvervoerder heeft geboekt. Stel dat de ontvanger heeft besloten om vervoerder A in te huren voor het importeren van de zending. Hij heeft met de verzender afgesproken dat de verzender betaalt voor de kosten in het land van herkomst. Dan betaalt de verzender deze kosten automatisch ook aan vervoerder A. Dit kan wat onenigheid opleveren omdat de verzender denkt dat de prijzen van de vervoerder niet marktconform zijn. In dit geval is de verzender namelijk verplicht om de diensten van vervoerder A af te nemen.

Zeetransport

De vrachtvervoerder kiest een scheepvaartmaatschappij om het zeetransport uit te voeren. Deze scheepvaartmaatschappij moet de goederen binnen de afgesproken vervoerstijd van de haven van vertrek naar de haven van aankomst transporteren. De vrachtvervoerder en de scheepvaartmaatschappij hebben een vervoersovereenkomst voor het vervoer van de container gesloten. De verzender en de ontvanger van de goederen hebben in dit geval geen contact met de scheepvaartmaatschappij.

Uiteindelijk moeten de kosten voor het zeetransport door de verzender of de ontvanger worden betaald. Maar bij het goederenvervoer van haven naar haven zijn er meer kosten dan alleen de kosten voor het zeetransport. In de transportsector worden er bij het vervoer van haven naar haven meerdere toeslagen geheven. Bijvoorbeeld voor de Bunker Adjustment Factor (BAF) en de valuta-aanpassingsfactor die van de zender naar de ontvanger worden doorgegeven.

Inklaren van de goederen door de douane (land van bestemming)

Het proces voor het inklaren van de goederen begint gewoonlijk voordat de goederen in het land van bestemming aankomen. Voor het inklaren van de goederen die worden geëxporteerd moet er ook een verklaring van de goederen worden overlegd. Deze verklaring moet samen met andere relevante documenten bij de lokale autoriteiten worden ingediend. Dan kunnen de autoriteiten de goederen registreren en de invoerrechten heffen. Het inklaren van de goederen die worden geïmporteerd kan door de vrachtvoerder zelf worden gedaan. De vrachtvervoerder kan dit ook uitbesteden aan een derde partij. Als de ontvanger verantwoordelijk is voor het inklaren, dan kan dit door een douane-expediteur worden gedaan.

Het proces van het inklaren van de goederen moet zijn voltooid voordat de goederen het land van herkomst verlaten. Hiermee wordt bedoeld het grondgebied waar de douaneregels van het land van herkomst gelden. Voor de douaneregels in Nederland kunt u hier kijken. Normaal gesproken betekent dit dus voordat de goederen het distributiecentrum van de vrachtvervoerder verlaten. Als de vrachtvervoerder het vervoer heeft uitbesteed dan moet dit gebeuren voordat de goederen het distributiecentrum van deze partij verlaten.

Overslag van de goederen (land van bestemming)

Ook in het land van bestemming moeten de goederen worden overgeslagen voordat deze bij de ontvanger kunnen worden afgeleverd. De container moet van het schip worden gelost en de goederen moeten naar het distributiecentrum van de vrachtvervoerder worden getransporteerd. Verder moeten de goederen uit de container worden geladen zodat de ontvanger deze kan afhalen.

Vrachtwagen voor vervoer van LCL zendingen

Bij het overslaan van de goederen in het land van bestemming komen meerdere kosten kijken. De bijkomende handelingen worden altijd door de vrachtvervoerder of de door de vrachtvervoerder ingehuurde transporteur uitgevoerd. Deze kosten kunnen óf bij de verzender óf bij de ontvanger in rekening worden gebracht. Maar deze kosten moeten altijd volledig zijn betaald voordat de ontvanger de goederen kan afhalen. Is er afgesproken dat de verzender voor het zeetransport en de ontvanger voor de kosten in het land van bestemming betaald? Dan beslist de verzender dus aan wie de kosten voor de overslag in het land van bestemming betaald moeten worden. Het volgende punt hebben we ook al aangehaald bij het betalen van de kosten voor de overslag in het land van herkomst. Dit kan wat frictie bij de ontvanger opleveren als er niet op deze kosten is gerekend.

Wegtransport naar bezorgadres (levering goederen)

De laatste stap van het internationale transportproces is de uiteindelijke levering van de goederen aan de ontvanger. De levering kan door de vrachtvervoerder of door een transportbedrijf dat is ingehuurd door de vrachtvervoerder worden gedaan. Wordt deze stap van het internationale transportproces door de verzender van de goederen geregeld? Dan is het meestal een goed idee om dit transport door een transportbedrijf te laten uitvoeren die ook de overslag van de goederen kan regelen. De levering van de goederen houdt meestal in dat de goederen naar een specifiek adres worden getransporteerd. Het uitladen van de goederen is over het algemeen de verantwoordelijkheid van de ontvanger.

Transporteca gebruiken

We begrijpen dat al deze stappen van het internationale transportproces lastig en ingewikkeld kunnen zijn. Maar als u een transportoplossing bestelt dan doen we er alles aan om het voor u zo makkelijk mogelijk te maken. Hebt u wel eens een zoekmachine voor het zoeken naar hotelovernachtingen of vliegtickets gebruikt? Dan zult u zich op ons portaal helemaal thuis voelen.

Het doel van Transporteca is om het bestellen van een transportdienst net zo makkelijk te maken als het kopen van elk ander gebruiksproduct. Daarvoor hoeft u alleen maar ons portaal te gebruiken. En hoewel er achter de schermen veel wordt geregeld, is het voor u zeer eenvoudig.